Maximera nyttan med Visma Business NXT – konfigurationstips för ekonomiteamet

Visma Business NXT är ett kraftfullt molnbaserat ERP-system, men det är inte alltid självklart hur man konfigurerar det för att verkligen få ut maximal nytta. Med rätt inställningar och arbetsflöden kan ekonomiteamet spara timmar varje vecka – och undvika de vanligaste fallgroparna. Här delar vi med oss av de konfigurationstips som gör störst skillnad i praktiken.

AI och automatisering – mer än ett tillägg

En av Business NXT:s starkaste egenskaper är att AI inte är ett separat tillval utan en integrerad del av hela systemet. Redan i grundkonfigurationen arbetar AI aktivt i bakgrunden: det analyserar inkommande fakturor, föreslår rätt konteringsvärden baserat på historik och maskininlärning, och flaggar avvikelser i realtid. Det innebär att ju mer ni arbetar i systemet, desto smartare och träffsäkrare blir det automatiska postningsförslaget.

För att maximera AI-nyttan är det viktigt att tidigt säkerställa att leverantörsmasterdata, kontoplaner, dimensioner och momskoder är korrekt inlagda och konsekventa. Systemet lär sig av relationer och mönster, och en välstädad stamdata är grunden för automatisering som faktiskt fungerar. Detsamma gäller för dokumentflöden: aktivera automatisk behandling av bokföringsdokument direkt vid driftsstart så att rutinen etableras från dag ett.

Praktiska konfigurationstips som gör skillnad

Behörigheter och roller är ett område där många organisationer underskattar arbetsinsatsen. Business NXT erbjuder ett flexibelt rollsystem där varje medarbetare kan ges precis den åtkomst som behövs – varken mer eller mindre. En genomtänkt behörighetsstruktur minskar risken för felaktiga registreringar och stärker internkontrollen avsevärt. Granska och uppdatera roller regelbundet, inte bara vid driftsstart.

Användargränssnittet i Business NXT är anpassningsbart, och detta är en funktion som ofta underutnyttjas. Det går att bygga upp egna skärmlayouter med de fält och den ordning som passar era arbetsflöden bäst. Investera tid i att anpassa gränssnittet för de roller som använder systemet mest – ekonomiassistenter, controllers och inköpsansvariga har ofta väldigt olika behov. En välkonfigurerad skärm minskar antalet klick och risken för manuella fel.

För integrationerna – exempelvis mot Visma.net Expense – är det värt att konfigurera utgiftsmappning per kostnadstyp. Det möjliggör mer specifik momskodning per kostnadsslag och ger en renare och mer automatiserad bokföringsprocess. Glöm inte heller att aktivera MDM-integrationen (Master Data Management) om ni kör Expense, då den är en förutsättning för att anspråk ska kunna behandlas korrekt.

Northscales perspektiv: det som avgör om ni lyckas

Hos Northscale ser vi ofta att de kunder som lyckas bäst med sin Business NXT-implementation är de som lägger tid på förberedelserna – inte minst stamdata och behörighetsstruktur – redan innan driftsstart. Det är frestande att skynda på dessa steg, men konsekvensen brukar bli merarbete och korrigeringar i efterhand som kostar både tid och pengar.

En annan framgångsfaktor är att etablera tydliga rutiner kring OneStop Reporting och anslutna tjänster tidigt. Exempelvis behöver anslutningen mot Business NXT autentiseras om var 30:e dag – ett enkelt men kritiskt steg som är lätt att missa om ingen äger frågan. Vi rekommenderar alltid att utse en systemansvarig person som har koll på dessa underhållsuppgifter och som är rätt kontaktpunkt mot Northscale och Visma vid behov.

Vill ni se till att er Business NXT-konfiguration är rätt uppsatt från start – eller få hjälp att optimera ett befintligt system? Northscale erbjuder både initial implementationstjänst och löpande support. Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa just er organisation.