Tre tjänster – ett sömlöst flöde: AutoPay, Approval och Expense i Business NXT

Visma Business NXT är mer än ett ekonomisystem – det är navet för ett ekosystem av sammankopplade molntjänster. Bland de mest värdeskapande är Visma.net AutoPay, Approval och Expense, som tillsammans automatiserar hela kedjan från utlägg och leverantörsfaktura till attest och betalning. När de tre tjänsterna konfigureras rätt skapas ett digitalt flöde som frigör tid för ekonomiavdelningen och minskar risken för manuella fel markant.

Vad är Visma.net AutoPay, Approval och Expense?

Visma.net AutoPay är en betalningsmodul som integreras direkt mot nordiska banker och hanterar utgående betalningar elektroniskt. Istället för att manuellt skapa betalfiler och logga in på banken sköter AutoPay hela processen automatiskt – inklusive bankavstämning och uppdatering av huvudboken i Business NXT. Det innebär färre handgrepp, snabbare betalningsrutiner och en tydlig historik för varje transaktion.

Visma.net Approval är ett digitalt attestflöde för leverantörsfakturor och utlägg. Via e-post eller mobilapp kan attestanter godkänna eller avvisa dokument var de än befinner sig. Systemet skickar automatiska påminnelser om attesten dröjer, och tillfälliga ersättare kan enkelt sättas upp vid semester eller sjukdom – vilket eliminerar onödiga flaskhalsar i ekonomiprocessen.

Visma.net Expense förenklar hanteringen av reseräkningar och utlägg för hela organisationen. Medarbetare registrerar sina kostnader direkt i appen, bifogar kvitton och skickar direkt till en digital attestprocess. Systemet klassificerar kostnaderna mot rätt dimensioner i Business NXT och gör hela flödet spårbart från start till bokslut.

Hur ser det sammankopplade flödet ut i praktiken?

Det integrerade flödet följer en tydlig kedja: ett utlägg registreras i Expense, skickas till Approval för attest, och betalas sedan ut via AutoPay. Hela händelseförloppet bokförs automatiskt i Business NXT utan manuell handpåläggning. Detsamma gäller leverantörsfakturor – de kan skannas eller tas emot digitalt, attesteras i Approval och betalas via AutoPay, allt kopplat till rätt konton och dimensioner i Business NXT.

För att flödet ska fungera smidigt krävs en genomtänkt konfiguration. I Business NXT behöver du bland annat aktivera tjänsterna under Connected Services, konfigurera attestflöden per dokumenttyp och kostnadsställe, samt säkerställa att bankintegrationerna mot AutoPay är korrekt uppsatta med rätt bankformat och kontonummer. Det är också viktigt att genomföra ett fullständigt test av hela kedjan i en stagingmiljö innan driftsättning – för att undvika att riktiga betalningar skickas iväg av misstag under verifieringsfasen.

Vanliga fallgropar är att glömma att konfigurera dimensioner och bokföringsregler korrekt – vilket kan leda till att utlägg hamnar på fel konto – eller att attestreglerna är otydligt definierade. Vem ska attestera vad, och i vilken ordning? Det är frågor som måste vara besvarade långt innan systemet är i drift.

Northscales erfarenhet av att sätta upp integrationsflöden

På Northscale hjälper vi regelbundet kunder att konfigurera och driftsätta AutoPay, Approval och Expense som en sammanhållen lösning i Business NXT. Vår erfarenhet visar att framgångsrika projekt alltid börjar med en noggrann kartläggning av befintliga processer: Hur ser attestkedjan ut idag? Vilka bankkonton berörs? Hur hanteras utländska betalningar och valutahantering? Utan den kartläggningen riskerar man att bygga automatiseringen på ett oklart fundament – med merarbete som följd.

Vi arbetar metodiskt med varje integrationsyta, från hur Expense synkroniserar kostnadstyper med Business NXT till hur AutoPay hanterar avvisade betalningar och felbokningar. Att ha rätt felhantering och tydliga rutiner på plats är lika viktigt som den tekniska uppsättningen. Automatisering som saknar väldefinierade felflöden kan skapa mer arbete än den sparar – och det är något vi aktivt hjälper våra kunder att undvika.

Vill du veta mer om hur AutoPay, Approval och Expense kan effektivisera er ekonomiavdelning? Kontakta oss på Northscale – vi hjälper er att hitta rätt upplägg från förstudie och konfiguration till driftsättning och löpande support.