Affärssystemsansvarig på 20 procent – så slutar systemet långsamt fungera

Tre månader efter go-live ser allt bra ut. Fakturorna går ut, lönerna betalas, månadsbokslutet snurrar. Sex månader senare börjar det knaka – en integration har gått sönder utan att någon märkt det förrän en kund ringer. Tolv månader in tar någon på ekonomi över ett Excel-ark som ”tillfällig lösning” eftersom rapporten i systemet inte stämmer. Vid 18 månader sitter en konsult i två veckor och försöker rekonstruera vad som faktiskt hänt.

Det här mönstret går igen i bolag efter bolag. Och nästan alltid hittar man samma sak när man frågar: ingen äger affärssystemet på heltid. Det är någons sidouppgift. En IT-chef med 70 andra system i sin portfölj, eller en redovisningsekonom som ”är duktig på Visma” och hamnat med ansvaret av bara farten.

Halvtidsroll, heltidsproblem

I en typisk svensk mellanstor verksamhet – säg 200 anställda och 400–800 miljoner i omsättning – är affärssystemet kopplat till mellan tio och trettio andra system. Lönesystem, tidrapportering, e-handel, lager-WMS, BI, Power Automate-flöden, leverantörsfakturatolkning, e-fakturor via Peppol, bank och utlägg.

Varje koppling har sin egen logik, sina egna fältmappningar och sitt eget felfall. Varje förändring i något av systemen – en ny version, en ny medarbetare, en justerad kontoplan – kan slå tillbaka på affärssystemet.

Att förvalta det är inte en uppgift på 20 procent. Det är ett yrke. Ändå är det vanligaste vi ser hos kunder att rollen heter ”applikationsansvarig” och delas mellan 30–40 procent av en IT-resurs och 20 procent av en ekonomiroll. Tillsammans blir det en halvtidstjänst på pappret – och i praktiken den första som tas bort när någon är sjuk eller slutar.

Det är inte i driften det går sönder

Det är lätt att tro att problemen uppstår i den dagliga driften – att integrationerna slutar fungera, att rapporter blir fel. Men driften går oftast bra. Det är förändringen som skapar haveriet:

• En ny lagstiftning kräver ett extra fält på leverantörsfakturan, men ingen har tid att utreda hur det ska sättas upp i systemet.
• En ny integration mot Shopify driftsätts i veckan och bryter en gammal koppling som ingen kommer ihåg byggdes 2022.
• Kontoplanen får en ny dimension för ESG-rapportering, men attestreglerna uppdateras aldrig.
• Ekonomi rullar in en ny månadsavslutsrutin i Excel som nu sitter som spindeln i nätet – utan att någon dokumenterat det.

Det är i mellanrummet mellan driften och förändringen som affärssystemet långsamt slutar matcha verksamheten. Inte med en smäll, utan med tusen små glapp.

Det blir dyrare att inte ha någon som äger det

Räkna ihop kostnaden för ett halvår av tillfälliga Excel-arbeten på ekonomi, två fulla konsultdagar i månaden för att städa upp data, och tre konsultveckor för att räta upp en integration som drivit iväg. Den summan landar i de flesta fall långt över vad en heltidstjänst för en affärssystemsansvarig kostar.

Skillnaden är att konsultkostnaden är synlig, medan tiden ekonomi och operations lägger på workarounds är osynlig. Den hamnar inte på någon kontering. Den syns bara i att månadsbokslutet tar tre dagar i stället för en, och att sluthelgerna är längre än de borde vara.

Vad rollen faktiskt behöver kunna

En affärssystemsansvarig som gör skillnad är inte en superuser i ekonomi och inte en teknisk IT-resurs. Det är en hybrid – och det är den hybriden som är så svår att rekrytera.

I praktiken behöver personen kunna fyra saker:

• Förstå hur verksamheten faktiskt fungerar – orderflöde, projekt, lager – på en nivå där det går att fatta beslut om hur systemet ska sättas upp, inte bara hur det ska användas.
• Läsa och skriva grundläggande SQL eller GraphQL för att kunna validera data och bygga rapporter när standardvyerna inte räcker.
• Hantera integrationer på en nivå som klarar webhooks, API-versioner och felhantering – inte bygga dem från grunden, men kunna prata på samma nivå som integrationsleverantören.
• Driva förändring mot ekonomi, operations och IT samtidigt – utan att ha formellt mandat över någon av dem.

Det är en sällsynt kombination. Och det är därför det kostar att rekrytera den, och kostar ännu mer att inte göra det.

Vad ett bolag kan göra om man inte hittar personen

De flesta mellanstora bolag kommer inte att hitta en heltidsresurs som gör det här bra. Marknaden är för tunn och rollen för bred. Då är frågan inte om man ska köpa kompetensen utifrån, utan hur.

Modellen som inte fungerar: att ringa konsultpartnern var sjätte månad när något redan har gått sönder. Modellen som fungerar: att avsätta ett fast antal timmar i månaden för förvaltning – inte för att släcka bränder, utan för att gå igenom integrationer, ändra dokumentation, planera in versionsuppgraderingar och stämma av med ekonomi och operations innan kvartalsavsluten.

Skillnaden mellan de två är inte priset. Skillnaden är vad bolaget får för pengarna: en partner som vet hur systemet ser ut idag, eller en partner som måste börja om varje gång.

Det är just den här typen av halvtidsansvar och osynliga kostnader som är en av anledningarna till att Northscale startade. Affärssystemsvärlden har på många sätt inte förändrats på 30 år – trots att integrationerna runt systemen, regelverken och affärsmodellerna har förändrats radikalt. Vi är en ny aktör med ny teknik och en leveransmodell som faktiskt ger ett annat resultat. För affärssystemsförvaltning betyder det att vi inte lämnar er vid go-live – vi finns kvar med en löpande relation till ert system, så att den interna 20-procentsrollen inte behöver bära det ensam.