Föreställ er: en leverantör meddelar att ett parti av en råvara har dragits tillbaka. Ni måste veta exakt vilka partier ni har tagit emot, vilka order de hamnat på, och vilka kunder som har dem i sitt lager. Frågan är inte om ni kan svara — utan hur snabbt.
För många bolag är svaret att någon går igenom orderhistorik manuellt och hör av sig i slutet av veckan. För oss är det 30 minuter, eftersom datat redan ligger strukturerat i Business NXT.
Lot-numret är inte ett extrafält
Att lägga ett partinummer i ett fritextfält på artikeln räcker inte. Spårbarhet kräver att lot-numret är en egenskap som följer kvantiteten genom hela kedjan — från inkommande artikel via lagerplats till plockad order, följesedel och faktura. Och den måste finnas i samma databas som ordern, inte i ett separat ark.
Vi sätter därför parti- och batchdata som ett första-klass-objekt på artikelnivå i NXT. Varje inleverans får ett eller flera partier. Varje plock binds till ett parti. Och varje rad på följesedeln och fakturan kan visa lot-nr när kunden eller branschen kräver det.
Hamnar lot-numret i en fritextkolumn händer det vi sett gång på gång: rutinen följs i två månader och rasar sedan första gången någon stressar. Då vet ingen om partiet 2147 på en följesedel syftar på samma sak som 2147 på en annan.
Så ser flödet ut hos er
Det vi typiskt bygger upp:
- FEFO eller FIFO som plockregel, valbart per artikelgrupp. Livsmedel oftast FEFO, retail-grossist oftast FIFO.
- Hållbarhetsdatum som drivande variabel — partier nära utgång prioriteras automatiskt i plocklistor.
- Kundsegment-regler. Vissa kunder accepterar minst 60 dagars hållbarhet kvar, andra kräver minst 120. NXT håller koll så vi inte plockar ett parti med 80 dagar kvar till en kund som kräver 120.
- Lot-nr på orderbekräftelse, följesedel och faktura — så att kunden kan koppla det som tagits emot till det som fakturerats.
- Hållbarhets- och allergeninformation som följer partidata, inte artikelposten — det är där den faktiskt skiljer sig mellan leveranser.
Återkallelse på 30 minuter, inte 30 timmar
När en leverantör meddelar att ett parti dras tillbaka kör vi tre frågor i NXT: vilka inleveranser har vi med det partinumret, vilka order har plockat från de partierna, och vilka kunder har fått leveranserna. Svaren är klara på minuter eftersom datat redan ligger strukturerat — inte i ett Excel-ark som någon underhåller manuellt.
Samma princip gäller när Livsmedelsverket eller en stor retail-kund efterfrågar dokumentation. Vi exporterar listan direkt ur NXT med kund, ordernummer, leveransdatum, antal och lot-nr i samma rad. Ingen sammanställning, ingen sammanslagning från tre system. Och eftersom NXT har ett öppet GraphQL-API kan vi vid behov skicka samma underlag vidare in i en återkallelseportal.
Det vi typiskt sätter upp första gången
En första uppsättning tar 2–4 veckor. Anna driver kartläggningen tillsammans med er. James leder själva konfigurationen och utbildningen i NXT.
- Artikelgrupperna kartläggs — vilka är batch-pliktiga, vilka är inte.
- Plockreglerna (FEFO/FIFO) sätts per grupp.
- Lagerplatser och inkommande flöden konfigureras så partidata registreras vid mottagning.
- Säljteamet och plockarna utbildas på den nya rutinen. Det här är 60 procent av jobbet, inte 30.
- En första torrkörning av en återkallelse görs innan go-live — så att alla har gjort den minst en gång när det är på riktigt.
Det är där effekten landar: i att rutinen är så lätt att hålla att den faktiskt blir följd. Annars hamnar lot-numret tillbaka i ett fritextfält och spårbarheten faller ihop i tystnad.
Parti- och batch-hantering ger två saker. Snabbare svar när något händer. Och en kontroll i det dagliga som gör att fel partier inte ens plockas till fel kund. Vill ni se hur det skulle se ut hos er kan ni läsa mer om Parti- och batch-hantering på https://www.northscale.se/produkter/batch-hantering — eller boka ett möte direkt så går Anna igenom era flöden med er.
