AutoPay, Expense och Approval – tre integrationer som faktiskt gör skillnad

Vi pratar mycket om integrationer i ERP-världen. Men det är lätt att fastna i abstrakta resonemang om "ekosystem" och abstrakta flöden utan att egentligen förklara vad det betyder i praktiken. Så låt oss vara konkreta.

De tre integrationerna vi ser flest kunder nytta av i Business NXT är AutoPay, Expense och Approval. Var och en löser ett verkligt problem. Tillsammans förändrar de hur ekonomiavdelningen arbetar.

AutoPay – sluta mata in betalningar manuellt

Betalningsflödet är ett av de tydligaste exemplen på manuellt arbete som faktiskt kan automatiseras. Utan AutoPay ser det typiskt ut såhär: leverantörsfakturor hanteras i systemet, belopp och kontonummer exporteras till en fil, filen laddas upp i internetbanken, och sedan väntar man på att betalningarna ska gå igenom.

Med AutoPay sker allt direkt från Business NXT. Du betalar fakturor i systemet, skickar eventuellt för godkännande, och betalningarna går sedan automatiskt till banken. Bankavstämning sker dessutom automatiskt. Det sparar inte bara tid – det minskar risken för fel. Fel kontonummer, fel belopp, dubbla betalningar. Det är den typen av misstag som kostar mer att rätta till än att förebygga.

Vi brukar säga att det här är en av de förändringar som märks mest snabbt efter en implementering. Ofta redan i slutet av första månaden.

Expense – kvitton från mobilen direkt in i redovisningen

Utläggshantering är ett annat område där manuellt arbete fortfarande är norm hos många bolag. Anställda samlar kvitton, fyller i Excel-ark, skickar e-post – och någon på ekonomiavdelningen matar in det hela.

Med Visma.net Expense fotograferar medarbetaren kvittot direkt från mobilen. Informationen hamnar digitalt, matchas mot den rätta kostnadstypen och skickas automatiskt vidare för godkännande. Chefen får en notis, godkänner – och bokföringen sköter sig i stort sett själv.

Det vi ser hos kunder som aktiverat Expense är framförallt tre saker: snabbare handläggning, bättre underlag vid revision och färre påminnelser från ekonomi till medarbetare. Om du känner igen det där med att jaga folk för deras kvitton i slutet av månaden – det försvinner.

Approval – godkännandeflöden utan e-post

Approval är kanske den integration som syns minst utåt, men som förändrar mest internt. I stället för att fakturagodkännanden sker via e-postkedjor och vidarebefordrade PDF:er hanteras allt i ett strukturerat flöde.

Rätt person får rätt faktura för godkännande vid rätt tidpunkt. Om någon är borta kan flödet eskalera automatiskt. Och hela historiken – vem som godkände vad och när – finns samlad på ett ställe.

Det låter enkelt, men i praktiken är det ett rejält kliv bort från situationer där en faktura fastnar i någons inkorg under semestern och betalas för sent.

Allt hänger ihop

Det som är riktigt bra med de här tre integrationerna är att de fungerar ihop. AutoPay kan kopplas till Approval, så att betalningar godkänns direkt i samma flöde som fakturan. Expense-underlagen landar rätt i redovisningen utan mellansteg. Och allt är kopplat via Business NXT:s GraphQL-API, vilket gör det möjligt att bygga vidare med egna anpassningar om det behövs.

Vi på Northscale hjälper regelbundet kunder att sätta upp de här integrationerna – allt från konfiguration och behörigheter till att träna upp användarna. Det är sällan en stor teknisk insats. Det handlar mer om att förstå kundernas flöden och se till att allt är rätt inställt från start.

Är du nyfiken på hur det skulle fungera hos er? Hör av dig, så berättar vi mer.