Tre integrationer som sparar mest tid i Business NXT – AutoPay, Approval och Expense

Det är något vi ser om och om igen hos nya kunder: man har skaffat ett bra affärssystem, men hanterar ändå betalningar, utlägg och attestering halvmanuellt. Mejl hit och hejl dit, Excel-listor, och någon som sitter och godkänner saker i ett system som inte pratar med något annat.

Det behöver inte vara så. Business NXT är byggt för att kopplas ihop med resten av Visma-världen, och tre av de vanligaste kopplingarna vi hjälper kunder med är AutoPay, Approval och Expense. Var och en löser ett specifikt problem – men tillsammans förändrar de hur ekonomiavdelningen jobbar.

AutoPay – slipp sitta med betalningsfiler

AutoPay är Vismas tjänst för att automatisera betalningsflödet mot banken. Istället för att exportera filer, logga in på bankens portal och ladda upp manuellt, skickar Business NXT betalningsförslag direkt till AutoPay. Därifrån kan de attesteras och godkännas – och sedan går allt automatiskt till banken.

Det vi brukar lyfta fram för kunder är förattestfunktionen. Den innebär att en betalning kan vara godkänd redan när den attesteras i fakturaflödet – och slipper alltså ett extra godkännandesteg i AutoPay. För ekonomiavdelningar som hanterar hundratals leverantörsfakturor i månaden är det en rejäl tidsbesparing.

Bankavstämningen sköts automatiskt. Det är en av de grejerna som låter liten men i praktiken tar tid varje månad.

Approval – attestering som faktiskt fungerar

Approval är Vismas verktyg för fakturaattest. Det går att använda som fristående lösning, men det är i kombination med integrationer mot Business NXT som det verkligen lyfter.

Flödet ser ut ungefär så här: en leverantörsfaktura kommer in, tolkas och läggs in i systemet. Rätt person får en notis och kan godkänna – från datorn eller mobilen. Är det en faktura som också ska betalas via AutoPay kan den pre-attesteras direkt i Approval, så att hela kedjan hänger ihop.

Om du känner igen bilden av att folk saknar attesträttigheter, att fakturor fastnar hos någon som är på semester, eller att det är oklart vem som egentligen ska godkänna vad – då är det här systemet värt att titta närmare på. Approval tvingar fram ett tydligare flöde, och det är ofta välkommet.

Expense – utlägg utan kvittohögar

Utlägg är en av de saker som irriterar folk mest i vardagen. Man lägger ut pengar privat, knackar in det i ett Excel-ark, bifogar ett foto på kvittot och hoppas att det hamnar rätt i bokföringen.

Med Visma Expense kopplar vi ihop utläggshanteringen direkt mot Business NXT. Medarbetaren rapporterar utlägget i appen – resor, milersättning, kvitton – och det bokförs automatiskt på rätt konto och kostnadsställe. Ingen manuell inmatning på ekonomiavdelningen.

Det som ofta förvånar kunder är hur mycket tid ekonomiavdelningen faktiskt lägger på att stämma av och manuellt bokföra utlägg. Vi pratar om timmar i månaden, ibland mer. Den tid kan man använda till annat.

Börja med ett flöde åt gången

Man behöver inte koppla ihop allt på en gång. Det vanliga är att börja med AutoPay, eftersom det ger snabb effekt på ett tydligt och avgränsat flöde. Sedan Approval när man vill få ordning på attestkedjan. Sedan Expense när man känner sig redo.

Vi på Northscale brukar göra en genomgång av hur det ser ut hos kunden innan vi rekommenderar i vilken ordning det är vettigt att gå vidare. Ibland finns det redan delar på plats, ibland börjar man från noll.

Vill du veta mer om hur det kan se ut för er? Hör av dig till oss, så tittar vi på det tillsammans.