Säljer ni livsmedel, drycker eller konsumentvaror till Systembolaget, dagligvaruhandeln eller foodservice? Då har ni förmodligen stött på Validoo. I den här artikeln förklarar vi vad Validoo är, hur Validoo Data-Entry fungerar och varför en integration med Business NXT förändrar vardagen för er artikelansvarige.
Vad är Validoo?
Validoo är GS1 Swedens plattform för strukturerad produktinformation. Det är Sveriges största tjänst i sitt slag och samlar i dag över 3 250 leverantörer och mottagare och nära 300 000 artiklar med GS1-standardiserad artikeldata.
Plattformen bygger på globala GS1-standarder, bland annat GDSN (Global Data Synchronisation Network), och gör det möjligt för leverantörer att publicera produktinformation en gång och sedan dela den med alla sina kunder via en och samma kanal. Mottagarna – Systembolaget, dagligvarukedjor, apotek och foodservice-grossister – hämtar sedan informationen direkt från Validoo i stället för att begära in den separat från varje leverantör.
Validoo hanterar bland annat:
- Artikelinformation enligt GS1-standard (GTIN, förpackningshierarki, mått, vikt, logistikdata)
- Livsmedels- och dryckesspecifik data (alkoholhalt, volym, ingredienser, allergener, ursprung)
- Produktbilder enligt GS1:s bildspecifikation (TIFF, JPEG, PNG)
- Kvalitetssäkring och validering av data och bilder
Vad är Validoo Data-Entry?
Validoo Data-Entry är GS1 Swedens webbaserade inmatningsverktyg för leverantörer som inte har ett affärssystem kopplat direkt till Validoo. I stället för att skicka data automatiskt via API loggar medarbetaren in på ett webbgränssnitt och fyller i artikeldata manuellt, fält för fält.
Verktyget är funktionellt och uppfyller alla krav – men det är också kärnan i problemet. Eftersom inmatningen sker manuellt och separat från affärssystemet uppstår oundvikligen en situation där samma artikel finns registrerad på två ställen – med risk för att de går ur synk.
Problemet med att registrera samma artikel två gånger
Den vanligaste situationen ser ut så här: en ny artikel läggs upp i affärssystemet. Sedan loggar någon in i Validoo Data-Entry och registrerar samma artikel igen, för hand. Samma benämning, samma mått, samma GTIN.
Det håller till lansering. Men sedan uppdateras förpackningsvolymen. Eller vikten justeras. Eller en ny artikelnivå läggs till. Ändringen görs i affärssystemet – och missas i Validoo. Eller tvärtom.
Konsekvenserna kan bli kännbara:
- Felaktig artikeldata hos kunden kan stoppa en listning
- Systembolaget eller dagligvaruhandeln avvisar artikeln och begär korrigering
- Tidsfönstret för en offertförfrågan stängs medan data rättas manuellt
- Manuell stämning av data tar tid som artikelansvariga lägger på annat
Northscales integration: Business NXT som enda källa
Med Northscales Validoo-integration upphör dubbelregistreringen. Business NXT blir den enda platsen där artikeldata registreras och uppdateras. Integrationen sköter resten automatiskt via officiella GS1-API:er, utan att något byggs om i affärssystemet.
Flödet i fyra steg:
- Artikeln skapas i Business NXT. Fälten Validoo kräver finns direkt på artikelkortet – allt registreras på ett ställe.
- Integrationen kontrollerar. Obligatoriska fält, GTIN och förpackningsnivåer valideras innan något skickas. Saknas något syns det i NXT, inte i ett felmeddelande dagar senare.
- Artikeln publiceras i Validoo. Den skickas och blir tillgänglig för de mottagare ni handlar med, till exempel Systembolaget.
- Status skrivs tillbaka till NXT. Svaret från Validoo – godkänd, väntar, behöver kompletteras – syns direkt på artikeln i affärssystemet.
Vem passar integrationen för?
Northscales Validoo-integration är byggd för:
- Dryckesleverantörer och importörer som säljer till Systembolaget och deltar i offertförfrågningar
- Livsmedelsproducenter och grossister vars kunder hämtar artikeldata från Validoo
- Foodservice-leverantörer med krav på GS1-standardiserad produktinformation
Gemensamt för alla är att de redan använder Visma Business NXT och har behov av att publicera artiklar i Validoo utan att manuellt uppdatera två system.
Från Validoo Data-Entry till automatiserat flöde
Många leverantörer börjar sin Validoo-resa med Data-Entry. Det är ett naturligt första steg: enkelt att komma igång, inga tekniska krav och inget behov av integration. Men när volymen av artiklar växer, när uppdateringarna blir frekventare och när kravet på korrekt data ökar – börjar den manuella processen ta mer tid än den är värd.
Integrationen med Business NXT är nästa steg. Inte en komplex systemomskrivning, utan ett lager som kopplar samman det ni redan har: ert affärssystem och Validoo. Artikeldata lever på ett ställe. Uppdateringar sprider sig automatiskt. Och ni vet alltid statusen på varje artikel, direkt i Business NXT.
Vill ni sluta registrera artiklar två gånger?
Vi sätter upp integrationen och konfigurerar fälten efter de krav era mottagare ställer. Kontakta oss för en genomgång.
