När en avvikelse triggas eller en kund ringer om ett parti börjar det för många livsmedelsbolag en utredning. Informationen finns — men spridd över kvalitetssystem, affärssystem, lager och ett par Excelfiler. Råvaror ska spåras tillbaka till leverantör, hållbarhet ska styra i vilken ordning lagret töms, allergener och deklarationer ska följa varan ut till kund, och kvalitetskontroller ska dokumenteras innan produktionen startar. Det är inte ett IT-projekt utan en affärslogik som måste gå att lita på. Vi tycker att spårbarhet ska vara en uppslagning, inte en utredning.
Varför spårbarhet inte ska bo i ett sidoregister
I många bolag vet kvalitetssystemet en sak, affärssystemet en annan och lagret en tredje. Kontroller dokumenteras två gånger eller hamnar mellan stolarna. Det fungerar tills det inte gör det, och det märks alltid vid sämsta tänkbara tillfälle. När kvalitetsdata, batch, hållbarhet och leverantörsspårbarhet bor i sidoregister blir de manuella moment som kan glömmas bort.
Vi bygger i stället ihop dem med order, lager och inköp i Business NXT. När datan finns där affären sker slipper någon komma ihåg att föra över den. Det innebär också att svaret på en kundfråga eller en avvikelse redan finns på plats: i stället för att samla ihop spårbarheten i efterhand läser man av den direkt på dokumenten.
Regeln plockar, inte personen
En vanlig sårbarhet är att vilket parti som plockas avgörs av människan som står vid hyllan. När det blir stress hamnar gamla partier längst ned och kasseringen ökar. Vi lägger plockreglerna i en regelmotor i vår parti- och batchhantering: batch, lot och hållbarhetsdatum registreras vid mottagning och följer varan hela vägen ut, och regeln väljer rätt parti vid varje plock enligt era regler. Människans fokus blir undantagen, inte rutinen.
Det vi automatiserar med regelmotorn:
- Plockregler, så att rätt parti lämnar lagret enligt era regler och inte enligt vem som plockar.
- Allergeninformation per artikel och per ingrediens, som följer med varan ut på dokumenten.
- Prisregler och kundspecifika krav som måste vara rätt varje gång.
- Dokumentationen — följesedel, faktura, spårbarhetsdokument, deklarationer och paketetiketter — som skrivs automatiskt när plocket sker.
En motor för alla försäljningskanaler
Dagligvaru-EDI, food service, e-handel och B2B-portaler ställer olika krav, men vi bygger en motor som hanterar alla. Vi kör ASAP20 mot etablerade dagligvarukedjor, EDIFACT samt egna mappningar mot food service och B2B-kunder — hela kärnan med ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, PRICAT och REMADV. Att lägga till en ny kund handlar då om att aktivera, inte om att börja om från noll.
Det är ofta här tempot tappas i dag. Varje ny dagligvaru-, food service- eller B2B-kund kräver integrationer från noll, och säljaren tappar fart mot kontraktet medan tekniken hinner i kapp. När kanalerna återanvänds blir onboarding av en ny kund en fråga om dagar i stället för veckor.
Vad det betyder i praktiken
Vi implementerar Business NXT som hjärtat i verksamheten och kopplar samman produktion, lager, kvalitet, försäljning och dokumentation. Vad ni behöver mest beror på var ni befinner er i kedjan — som producent, distributör, leverantör eller mot handel och food service. Recept, råvarukrav, produktionsplanering och avkastningsberäkning hanteras i samma system och kopplas ihop med inköp och lager, så att produktionen alltid utgår från en korrekt bild av tillgång och leveranstider.
En standard-setup tar 8 till 14 veckor beroende på er komplexitet, och därefter aktiveras nya kunder eller försäljningskanaler ofta på dagar. Allergener hanteras per artikel och per ingrediens, och vid utskrift visas relevant deklarationsinfo automatiskt, vid behov översatt eller anpassad till kundens format.
Resultatet är konkret: kvaliteten följer varan, rapporterna skriver sig själva och spårbarheten blir en uppslagning i stället för en utredning. Vill du se hur vi förenar produktion, lager, försäljning och dokumentation för livsmedelsbolag? Läs mer på vår sida för livsmedel: northscale.se/branscher/livsmedel.
