ViDA är beslutat. Svenska utredningen kommer först 2027. Det här bör du göra under tiden.

Den 11 mars 2025 fattade EU beslut. Från 1 juli 2030 ska alla gränsöverskridande B2B-transaktioner inom unionen rapporteras digitalt, via e-faktura, baserat på den europeiska standarden EN 16931. Den 5 februari 2026 tillsatte den svenska regeringen en utredare som ska titta på hur direktivet ska föras in i svensk rätt. Utredningen ska vara klar den 30 november 2027.

Räkna baklänges. Lagstiftningen finns rimligen på plats någonstans under 2028 eller 2029. Sedan har företagen ett knappt år — kanske mindre — på sig att vara redo. För ett affärssystem är det extremt kort tid.

Det här är inte ett juristproblem

ViDA handlar inte i huvudsak om moms. Det handlar om hur fakturadata flödar från ditt affärssystem, ut via Peppol, in i mottagarens system och därifrån vidare till skatteverken i båda länderna — i ett strukturerat format. Det är en arkitekturfråga, inte en regelefterlevnadsfråga.

Konkret innebär det:

• Alla utgående B2B-fakturor till EU-motparter ska skickas i EN 16931-format, i praktiken Peppol BIS Billing 3.0.
• Strukturerade fält som kundens VAT-nummer, varuradnivå, valuta, momskod och transaktionsdatum ska vara korrekt ifyllda — på varje rad, varje gång.
• Rapporten till skatteverket sker per transaktion, inte per period. Det finns ingen periodavstämning kvar att gömma sig bakom.

För många system är det en ren datastrukturfråga. Saknar du konsekvent landskod på fakturaraden idag? Då saknar du den 2030 också.

Sverige ligger efter — och använder det som ursäkt

Sverige har sedan länge en mogen Peppol-infrastruktur. Offentlig sektor kräver e-faktura sedan 2019, och DIGG har en stor del av det operativa ansvaret. Men för B2B är det fortfarande frivilligt, och Skatteverkets egen utredning Ds 2023:19 föreslog inte ett bredare mandat.

Det har använts som argument för att vänta. "Vi har inget inhemskt krav, så vi har gott om tid."

Det argumentet håller inte längre. ViDA är beslutat på EU-nivå. Det spelar ingen roll om Sverige inhemskt bestämmer sig för att också införa ett bredare B2B-mandat — gränsöverskridande EU-fakturor är redan reglerade. Har du en enda kund eller leverantör i Tyskland, Frankrike eller Nederländerna är du i scope.

Tyskland och Frankrike har redan börjat

Tyskland införde mottagningsskyldighet för inhemska B2B-e-fakturor från 1 januari 2025, med stegvis krav på utskick fram till 2028. Frankrike skjuter sitt mandat till september 2026. Italien har haft sitt sedan 2019. Polens KSeF-mandat aktiveras 2026.

Mönstret är tydligt: medlemsländerna inför egna B2B-mandat parallellt med ViDA. Sverige är ett av få länder i västra EU som inte har gjort det. Det är osannolikt att vi förblir det till 2030.

Tre saker du kan göra det här kvartalet

• Inventera dina EU-flöden. Vilka av dina kunder och leverantörer sitter i andra EU-länder? Hur många utgående fakturor och hur många inkommande per månad? Det här är inte ett momsutdrag — det är en lista per motpart.
• Kolla din Peppol-status. Är din identifierare registrerad? Skickar du redan e-fakturor till offentlig sektor? Då har du grundinfrastrukturen. Skickar du bara PDF idag? Då är du nybörjare och bör räkna med ett separat projekt för att komma upp på BIS Billing 3.0.
• Granska datakvaliteten på fakturahuvuden och rader. Saknas momskoder per rad? Är artikelnummer och beskrivningar inkonsekventa? Hamnar fraktkostnader i olika fält beroende på vem som registrerade ordern? Det är där projektet kommer fastna 2029 — inte i tekniken.

Vad kostar det att vänta?

Vänta tills lagen är skarp — säg början av 2029. Då har du sex till tolv månader på dig att bygga om fakturaflöden i ditt affärssystem. Du försöker boka in konsulttimmar i ett läge där alla andra svenska företag också vill ha tag i samma kompetens. Och du tar risken att din befintliga ERP-leverantör inte är redo i tid — vilket flera av de etablerade aktörerna sannolikt inte kommer att vara, eftersom Sverige idag är ett undantag och deras utvecklingsplaner reflekterar det.

De som börjar nu betalar mindre, har lugnare projekt och kan använda regulering som hävstång internt. "Nu måste vi" är ofta den enda anledningen som faktiskt får ett företag att rensa upp i artikelregistret eller momskoderna.

Det är precis den här typen av lägesbild som är en av anledningarna till att Northscale startade. Affärssystemsvärlden har på många sätt inte förändrats på 30 år — trots att både systemen och affärsvärlden förändrats radikalt. Vi är en ny aktör med ny teknik och en leveransmodell som faktiskt ger ett annat resultat. När ViDA är skarp 2030 kommer skillnaden mellan företag som låtit sitt affärssystem stå still och de som byggde om datastrukturen i tid vara mätbar i både kostnad och kontroll.